@R-Kelly
Wenn du deinen Ansatz wirklich exakt so umsetzen willst, dann wirst du an dem Tag keinen einzigen Ton aufnehmen. Du willst einen Song einspielen, der noch gar nicht geschrieben wurde, mit einem komplexen Arrangement aus Bläsern und Streichern, das noch gar nicht existiert, von Leuten, die sich noch nie vorher getroffen haben. Das würde selbst mit internationalen Topstars schief gehen.
Wenn du ein einigermaßen vorzeigbares Ergebnis an dem Tag haben willst, dann kann ich dir nur ein paar nett gemeinte Ratschläge mitgeben:
1. Der Song muss vorher fertig sein. Du hast 12 Musiker im Studio (wenn ich mal von der kleinsten Streicherbesetzung ausgehe), die sich noch nie vorher gesehen haben. Da entsteht kein neuer Song beim herumjammen, die werden allerhöchstens deine Vorlage nachspielen und dann kannst du auch gleich ein Cover der Nummer aufnehmen.
2. Du brauchst für die Bläser und Streicher Noten. Solche Parts werden nicht improvisiert und sie entstehen auch nicht durch herumjammen Bei Bläsern jedenfalls nicht in der Preisklasse, die du dir leisten kannst und bei Streichern schlicht NIE. Wenn du Glück hast, dann hat das Ensemble einen Arrangeur in den eigenen Reihen, so dass man wenigstens nicht noch jemanden nur für den Satz engagieren muss, aber auch das ist nicht selbstverständlich. Ich kenne mehrere Bläserensembles mit großem Repertoire, die ihre Sätze entweder fertig kaufen (über die Notenausgaben) oder von einem externen Arrangeur schreiben lassen (gegen Bezahlung). Wenn die eine Pop-Produktion machen, dann erwarten die ein Notenblatt oder sie gehen nach Hause.
3. Damit nun also ein Arrangeuer (ob extern oder ein Musiker aus den Bläser- und Streicherensembles) ein Arrangement schreiben kann, muss der Song fertig sein und am besten als Demo/Vorproduktion vorliegen. Und zwar der Song, den du aufnehmen willst und nicht der Referenz-Track.
4. Gib den Musikern wenigstens ein paar Tage Vorlauf, sich das Demo anzuhören und ihre Parts zu üben. Vor allem bei Leuten, die nicht gerade von einer Tour mit Beyonce kommen, wirst du damit rechnen müssen, dass sie ihren Kram tatsächlich üben müssen
Bei den Streichern und Bläsern wird es sowieso ohne Proben gar nicht gehen. Das werden sie dir aber sowieso vorher klar machen, glaub' mir.
5. Auch die Kollegen von der konventionellen Pop-Fraktion Gitarren/Keys/Drums/Bass, die ab einem bestimmten Level daran gewöhnt sind, ihre Parts selbst zu entwickeln und das auch während der Aufnahmesesseion selbst, haben gerne ein Demo von dem Song, den sie spielen sollen. Und wenn kein Demo existiert, dann wenigstens ein Lead-Sheet. Damit kommt man dann schon durch die Session, da ist die Fraktion "Pop-Backline" deutlich flexibler als klassisch ausgebildete Bläser und Streicher. Aber wenn es weder Demo noch Lead-Sheet gibt und die Kollegen sich während der Session die Akkorde heraushören müssen und Takte und Wechsel notieren sollen, dann wirst du auch in dem Musikerkreis so schnell keine Freunde finden.
6. Ich gehe mal davon aus, dass du SAE-Student bist, weil du Zugang zu dem Studio hast. Daher gehe ich auch mal davon aus, dass du als Techniker schon mal mit dieser Konsole gearbeitet hast, genau weißt, welches Outboard wo auf dem Patchfeld liegt, wie das Routing läuft und wie man die Automation bedient.
Falls nicht: Lass' dich ein paar Tage vorher intensiv einarbeiten und mach dich mit allem vertraut. Wenn du an einem Tag von wildfremden Musikern einen Song einspielen lassen willst, dann sollte das Saxophon-Solo nicht im Nirvana verschwinden, nur weil du vergessen hast, den Kanal auf den Pro-Tools-Eingang zu routen. Oder noch schlimmer: Du erst herausfinden musst, wie das eigentlich geht. Wenn du selbst nicht auf dem Top-Level bist, wie die Musiker, von denen du das verlangst, dann gibt es die erste Schlägerei schon vor dem Mittagessen.
7. Du hast recht hohe Anforderungen an die Musiker. Sie sollen hochwertige Instrumente besitzen, viel Erfahrung haben, kreativ und flexibel sein...
...und dann für umme spielen.
Das wird auch nicht funktionieren. Niemand, der lange genug im Geschäft ist, um deine Ansprüche zu erfüllen, setzt sich ins Auto und spielt dir was ein, nur um die Spesen noch selbst draufzulegen. Die Leute, die das können, was du willst, brauchen auch deine Mixing-Dienste nicht. Die haben längst jemanden, der ihre Sachen mischt oder können es schlicht selbst. Von "eine Hand wäscht die andere" haben deine Musiker noch keinen Sprit im Tank, nichts gegessen oder keine Übernachtung.
Rechne also damit, dass du den Leuten mindestens Spesen bezahlen musst und wenn die Jungs und Mädels richtig was draufhaben sollen, wirst du auch ein Honorar planen müssen.